Financeiro para loja de veículos

O financeiro de uma revenda precisa controlar o dinheiro por carro, não só o saldo do banco. Em loja de veículos o mesmo capital fica parado no pátio, volta em parcelas da financeira, entra em forma de outro carro na troca e sai em preparação, despachante e comissão. Se esses valores não estiverem ligados ao veículo, o dono só descobre no fim do mês se a venda deu dinheiro.

Na prática, o controle financeiro para revenda de carros responde quatro perguntas todo dia:

• Quanto custou de verdade cada carro em estoque, somando compra e tudo que foi gasto nele.
• Quanto a loja tem a pagar e a receber nos próximos dias, incluindo a liberação da financeira.
• Quanto sobrou em cada venda depois de comissão, imposto e retorno do banco.
• Se o mês fechou no azul quando entram as despesas fixas da loja.

Na KAVO, o financeiro faz parte do mesmo sistema onde ficam estoque, compra, venda e faturamento. Por isso os números nascem das operações do dia, e não de um lançamento feito depois. Se você ainda está escolhendo a ferramenta da loja inteira, comece pelo guia de sistema para loja de veículos.

Cada operação da loja gera automaticamente o lançamento certo no financeiro. A tabela mostra o caminho mais comum:

Gasto informado no cadastro do veículo sempre gera conta a pagar com vencimento. O sistema não deixa faturar o carro enquanto houver gasto obrigatório sem título no financeiro, o que evita lucro inflado por custo esquecido.

Contas a pagar e a receber ficam numa tela só, separadas por vencidas, de hoje e próximas, com ações grandes para lançar gasto, pagar e receber. É ali que o financeiro passa o dia.

• Títulos com parcelas, vencimento, categoria, contato e veículo vinculado, quando houver.
• Baixa total ou parcial, em conta financeira ou em cheque, com comprovante da baixa para consultar e guardar.
• Estorno auditado: o movimento não é apagado, ganha um lançamento contrário com quem fez e quando.
• Filtro das contas de um carro específico direto da ficha do veículo.
• Categorias típicas de revenda já criadas na abertura da loja, que podem ser editadas, arquivadas e coloridas.

Despesas recorrentes, como aluguel do pátio, sistema e contador, podem ser lançadas uma vez e repetidas. Despesa geral da loja vai para o resultado do mês; gasto de carro vai para o custo do veículo. Essa separação é o que permite ver o lucro do carro e o lucro da loja sem misturar os dois.

O caixa mostra o dinheiro que de fato entrou e saiu, conta por conta, separado da projeção de vencimentos. Os dois números são diferentes de propósito: um diz o que aconteceu, o outro o que está previsto.

A loja cadastra suas contas financeiras, como banco, caixa físico e conta da financeira, e faz transferências entre elas sem duplicar valor no resultado. O extrato do banco pode ser importado em arquivo OFX para conciliar com os lançamentos do sistema, inclusive com conciliação parcial quando um depósito cobre mais de um título. Cheques recebidos têm controle próprio, com número, banco e devolução.

Para o dono, a área de Controle reúne fechamento e reabertura de período com registro de quem fez, aprovações de valores acima da alçada, alertas de caixa e lixeira com histórico. Período fechado não aceita lançamento retroativo sem reabertura registrada.

O lucro de cada carro é calculado no próprio faturamento, antes de confirmar a venda. O demonstrativo abre o preço de venda, a aquisição (ou o repasse ao dono, no consignado), os custos do veículo, as comissões, o imposto da venda e o retorno da financeira.

A conta é direta: venda menos aquisição, menos custos do carro, menos comissões, menos imposto da venda, mais retorno da financeira. Se faltar o valor de compra ou de custo, a tela mostra um traço em vez de inventar lucro zero, e resultado negativo aparece negativo. Ao faturar, os valores ficam congelados para não mudarem depois.

A tela de Aquisições acompanha o que a loja deve na compra de cada carro: pagamento ao vendedor, quitação de financiamento do carro comprado e baixas parciais. Junto com o controle de estoque de veículos, isso mostra quanto capital está parado em cada placa e há quantos dias.

Esse lucro é do veículo. Ele não desconta as despesas gerais da loja nem o imposto de renda, que aparecem no resultado do período.

A área de Resultados traz o DRE da loja, a visão mensal de caixa e o resultado por veículo, com períodos fechados e exportação. Os relatórios abrem na tela com total no rodapé antes de baixar, e o download é em CSV.

Para o escritório contábil, a área Contábil monta um pacote do mês com arquivos separados: vendas de veículos, entradas de veículos, estoque final, livro caixa, títulos em aberto, despesas e receitas, comissões e notas fiscais. O pacote traz um arquivo de leitura com as pendências do período, como venda sem custo ou compra de particular sem nota de entrada.

Vale ser claro sobre o limite: a KAVO entrega dados organizados para o contador importar, mas não faz a escrituração contábil. Ela não gera SPED, balancete nem apuração de impostos; isso continua com o escritório.

A comissão é calculada na venda e vira conta a pagar ao comissionado no mesmo faturamento. O cadastro de comissionados guarda taxa e base de cálculo, que pode ser sobre o valor da venda ou sobre o lucro do carro (venda menos aquisição menos despesas).

No fechamento do mês, a loja vê por pessoa quanto foi gerado, quanto já foi pago e quanto falta, e abre as contas a pagar de comissão filtradas para dar baixa. Venda desfeita sai da conta de comissão do mês, para ninguém receber por carro que voltou.

O vendedor não vê custo nem lucro do carro: o contexto do faturamento só abre para quem tem papel de dono, financeiro ou administrativo com permissão de faturamento.

A KAVO tem emissor de NF-e modelo 55 integrado ao faturamento, por meio do provedor NFE.io e com o certificado digital A1 da própria loja. A nota sai do fato que a originou, como a venda faturada ou a compra do carro, então os dados do veículo, do cliente e dos valores já chegam preenchidos.

1. A loja informa CNPJ, regime tributário, endereço fiscal, inscrição estadual e envia o certificado A1.
2. O contador aprova os cenários de impostos de cada operação (CFOP, CST ou CSOSN, PIS/COFINS e IBS/CBS), com nome e registro.
3. A loja roda o teste de homologação, que emite notas de teste sem valor fiscal na SEFAZ.
4. Depois de revisar o teste, a KAVO libera a emissão com validade fiscal para aquela loja.

Enquanto o emissor estiver em homologação, toda nota sai como teste e a tela avisa. Liberada a loja, o fluxo cobre prévia antes de emitir, XML e DANFE guardados, envio por e-mail, carta de correção e cancelamento dentro do prazo, sem nota duplicada se a internet cair no meio.

Os tipos de nota acompanham a vida do carro: venda, entrada por compra ou troca, entrada em consignação e devoluções. Cada tipo depende do cenário aprovado pelo contador da loja. O emissor é de NF-e de veículo: NFC-e e nota de serviço (NFS-e) não fazem parte.

Quando a loja compra um carro de pessoa física, quem emite a nota fiscal de entrada é a própria loja, porque o particular não é contribuinte e não emite NF-e. A regra geral está no Convênio SINIEF s/nº de 1970, art. 54. O carro recebido na troca segue o mesmo caminho.

Essa nota não é burocracia à toa. Ela documenta o custo de compra, que sustenta o resultado e os tributos na revenda; em muitos estados, a redução de base do ICMS na venda de usado depende de a entrada ter sido documentada; e a compra de usado no RENAVE pede a chave da NF-e de compra para o carro entrar no estoque.

A nota traz CPF e endereço do vendedor, chassi, placa, Renavam, valor e data da compra. Em regra, a compra de particular não tem destaque de ICMS, mas o enquadramento exato varia por estado e por regime tributário da loja. Este texto é orientação geral: a definição de CFOP, CST e demais campos deve ser feita com o contador da loja.

Na KAVO, a nota de entrada nasce da compra do carro, com os dados do veículo e do vendedor já preenchidos e os impostos vindos do cenário aprovado pelo contador. Ela segue as mesmas etapas de configuração e homologação do emissor descritas acima.

A loja cadastra manualmente as financeiras com quem trabalha e escolhe a financeira no faturamento da venda financiada. A parte financiada vira um título a receber da financeira, com data prevista de liberação obrigatória, e o retorno do banco entra no lucro do carro.

A tela de simulação de financiamento está em modo demonstração: ajuda a mostrar ao cliente como fica uma proposta, mas não consulta banco, não envia ficha de crédito e as condições exibidas são ilustrativas. A KAVO não tem integração por API com bancos; a aprovação de crédito continua no portal de cada financeira.

Para o restante da rotina de back-office, como permissões por papel, filiais e compra veicular, veja o ERP para revenda de veículos. O valor do plano que inclui o financeiro está no preço do Plano MAX.