Controle de estoque de veículos

Controle de estoque de veículos é o registro de cada carro da loja do dia em que entra até o dia em que é faturado, com dados, valores, documentos e situação atualizados. Numa revenda, estoque não é contagem de peças: cada unidade tem placa, chassi, histórico, custo próprio e prazo para girar.

Um bom controle responde perguntas que o dono faz toda semana. Quantos carros estão prontos para vender? Quais estão parados há mais de dois meses? Quanto foi gasto na preparação do SUV que entrou na troca? Qual carro está reservado e até quando? Se a resposta depende de perguntar para alguém ou abrir três arquivos, o controle não está funcionando.

O mesmo vale para loja de motos e para quem mistura carro, moto e caminhão: o cadastro da KAVO aceita os três tipos, cada um com a tabela FIPE correspondente.

Os campos mínimos de um controle de estoque de carros são os que identificam o veículo, mostram quanto ele custou e dizem se pode ser vendido hoje. Faltando qualquer um, a loja perde dinheiro ou tempo. A tabela abaixo serve tanto para quem vai montar uma planilha quanto para avaliar um sistema.

A planilha de controle de estoque de veículos funciona enquanto a loja tem poucos carros e uma pessoa só mexe nela. O problema começa quando o vendedor reserva pelo WhatsApp, o dono muda o preço de cabeça e a preparação lança gasto num caderno. Em pouco tempo existem três versões da verdade.

Sistema não é melhor porque é sistema. É melhor quando tira trabalho: o carro é cadastrado uma vez, a placa preenche os dados, a venda baixa o estoque, e o custo fica escondido de quem não deve ver. A comparação abaixo mostra onde cada um se sai.

Se a loja ainda está na planilha, não precisa jogar o trabalho fora. A importação da KAVO lê o arquivo e traz os carros para dentro do sistema, como explicado mais abaixo.

Na KAVO o cadastro começa pela placa. Em “Consultar placa”, o sistema preenche marca, modelo, anos, combustível, cor, cilindrada, potência, lugares e tipo, e mostra as versões FIPE candidatas para o lojista escolher a certa. Quando a consulta não encontra o carro, o preenchimento manual continua liberado.

Com a versão escolhida, o cadastro mostra o preço FIPE de referência com o mês da tabela. É um parâmetro para conferir a compra e definir o preço de venda, não uma avaliação do carro. Para avaliar antes de comprar, a IA avaliativa da KAVO consulta o valor FIPE pela placa.

O formulário mostra primeiro só o essencial: placa, tipo, marca, ano, modelo, combustível, km, cor e câmbio. Leilão, laudo cautelar e sinistro são perguntas de sim ou não no mesmo passo. O resto fica em “Mais detalhes”, que abre sozinho se algum campo dali tiver erro.

Carro que ainda está chegando pode ficar em pré-cadastro enquanto fotos e documentos sobem. Quando estiver pronto, o botão “Disponibilizar no estoque” libera o veículo para venda.

Cada veículo tem um status que diz o que pode ser feito com ele: Pré-cadastro, Disponível, Reservado, Faturamento solicitado ou Faturado. A lista separa os carros por aba e a busca acha por marca, modelo ou placa, mesmo digitada sem o hífen.

A reserva registra o nome do cliente, o prazo (1 hora, 4 horas, 1 dia, 3 dias ou 7 dias) e um sinal opcional, que nunca pode passar do preço de venda. Dois vendedores não conseguem reservar ou faturar o mesmo carro ao mesmo tempo: o sistema decide quem chegou primeiro.

Os dias de pátio aparecem na ficha de cada carro, com cor por faixa:

• Até 30 dias: normal.
• 31 a 45 dias: atenção, hora de revisar anúncio e fotos.
• 46 a 60 dias: atrasado, vale rever preço.
• Mais de 60 dias: envelhecido, com indicador próprio que abre a lista desses carros.

Além dos dias, a saúde do estoque dá uma nota de 0 a 100 para a loja inteira. “Ver pendências” separa o que está travando a venda, como carro sem preço, sem fotos, com vistoria pendente, no despachante ou parado há mais de 60 dias. É a lista de trabalho da semana para quem cuida do estoque.

Os filtros da lista cobrem status, filial, faixa de preço, marca, modelo, ano, km, cor, combustível, câmbio, carroceria, tipo de entrada, tempo em estoque e se o carro está anunciado.

O controle de estoque da KAVO guarda o custo de aquisição, os gastos lançados no carro, o preço de venda e o preço mínimo, e mostra a margem prevista no bloco Valores da ficha. Oficina, documentação, multas, impostos e licenciamento entram como gasto do veículo, cada um com sua categoria, e o custo real deixa de ser estimativa.

Esses números são privados. Custo, gastos e margem aparecem para quem tem permissão financeira, como o dono e o financeiro; vendedor e estoquista trabalham com o carro sem ver quanto ele custou. Para quem não tem permissão, os valores nem chegam à tela, e o botão “Ocultar valores” ajuda quando a ficha está aberta na frente do cliente.

O preço mínimo só é definido por dono, administrativo ou financeiro e nunca aparece no anúncio. Ele serve de limite para a negociação do vendedor. A conta completa, com contas a pagar, caixa e resultado do mês, fica no financeiro para loja de veículos.

O CRLV pode ser enviado em PDF ou foto, com data de vencimento e lembrete antes de vencer; foto pesada é reduzida automaticamente. No cadastro ficam Renavam, emissão, exercício e Detran emissor. Leilão, sinistro e laudo cautelar ficam registrados com observações, e a localização do carro indica se ele está no pátio ou no despachante.

A ficha também guarda os arquivos do veículo, como nota de compra, laudo e recibos, em PDF, imagem, XML, Word ou Excel. Assim a pasta física deixa de ser a única cópia.

As fotos aceitam até 30 imagens por carro, tiradas pela câmera do celular ou enviadas da galeria. O lojista arrasta para ordenar e define a capa, que é a foto que abre o anúncio. Quando o carro entra em faturamento, as fotos travam para não mudar o anúncio no meio da venda.

Cada carro gera um relatório em PDF com ficha, entrada, fornecedor, compra, preço anunciado, preço de venda, comprador, forma de pagamento, gastos, margem, dias em estoque e documentos. Compra, gastos e margem só saem para quem tem permissão de ver custo.

Para a visão do estoque inteiro, os relatórios exportam em CSV, XLSX ou PDF: lista do estoque, estoque com FIPE, por marca, com margem, entradas por período, com valor mínimo e veículos excluídos, entre outros.

Loja com mais de uma unidade escolhe a filial no cadastro de cada carro e filtra a lista por filial. A permissão também respeita a unidade: um estoquista que trabalha numa filial só cadastra, edita e anuncia os carros dela.

Um limite atual, para ser claro: não existe fluxo de transferência de carro entre filiais com histórico próprio. Para mudar o carro de unidade, a loja edita a ficha.

A importação aceita arquivo CSV, TXT ou XLSX de até 5 MB e até 5.000 linhas. O sistema oferece um modelo para baixar, mostra uma prévia antes de confirmar e devolve uma planilha com os erros para corrigir.

1. Baixe o modelo e organize a planilha atual nas colunas dele. Obrigatórias: tipo, tipo de entrada, marca, modelo e ano de fabricação.
2. Preencha o que tiver das opcionais: placa, 0 km, versão, código FIPE, ano do modelo, km e preços de compra, venda, mínimo e web.
3. Envie o arquivo e confira a prévia. Se quiser, aceite a conferência com o catálogo FIPE, que acerta marca e modelo quando há correspondência única.
4. Corrija as linhas recusadas usando a planilha de erros e envie de novo só elas.
5. Os carros entram como pré-cadastro. Complete fotos e documentos e use “Disponibilizar no estoque”.

A importação não lê XML ou integração direta de outro sistema de gestão. Se a sua loja vem de outro sistema, exporte o estoque em planilha e use o modelo da KAVO.

O anúncio nasce na ficha do veículo. Os dados obrigatórios são conferidos ali, e a publicação vai para o Marketplace KAVO e para o site da loja de carros, que mostra automaticamente os carros anunciados. O Brasil Repasse, para venda entre lojistas, também é escolhido na ficha.

WebMotors, OLX e Mercado Livre estão com integração direta em desenvolvimento, sem data definida. O estado de cada portal fica explicado na página do integrador de anúncios. O controle de estoque é o mesmo para todos os destinos: quando o carro é vendido, ele sai de onde estava anunciado na KAVO.